Vereinfacht sind Kompetenzen erlernbare Fähigkeiten und Fertigkeiten, um bestimmte Aufgaben und Probleme zu lösen, sowie um die damit verbundene Motivation, den Willen und soziale Bereitschaften, um die Problemlösungen in ganz unterschiedlichen Situationen erfolgreich und verantwortungsvoll anwenden zu können.
Hieraus wird somit auch klar, dass Mitarbeitende neue Kompetenzen benötigen, wenn z.B. zukünftig neue Produkte und Dienstleistungen entwickelt werden sollen. Daraus entsteht ein neues Aufgabenfeld für die Personalabteilung: Das Kompetenzmanagement. Es braucht somit auch in kleineren Unternehmen Personen, die sich damit beschäftigen, welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und welche Kompetenzen in das Unternehmen aufgenommen werden müssen, um für die Zukunft gewappnet zu sein. Wie gelingt also gutes Kompetenzmanagement im Unternehmen? Ganz wichtig ist es, die konkrete Zielsetzung zu definieren. Wir müssen gezielt herausfinden, welche Veränderung wir herbeiführen möchten. Soll das Unternehmen in der Lage sein, innovativere Produkte zu entwickeln, oder neue Trends wie „Agiles Projektmanagement“ in den Arbeitsalltag aufzunehmen? Oder sollen Widerstände gegenüber neuen Technologien und Denkweisen verringert werden, d.h. beispielsweise sich davon zu lösen, stets alles Neue abzulehnen und mit „Das-haben-wir-aber-schon-immer-so-gemacht“ zu entgegnen? Diese Fragen sind der Startpunkt für das Kompetenzmanagement. Ziel dieses Prozesses ist es, die fachliche Weiterbildung aller Mitarbeitenden an für den Unternehmenserfolg notwendigen Kernkompetenzen auszurichten.

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Sechs Schritte für ein systematisches Kompetenzmanagement:

Ganz gleich ob es sich um ein Großkonzern oder um ein familiengeführtes Handwerksunternehmen handelt, beide haben mindestens eines gemeinsam: Produkte und Dienstleistungen verändern sich im Laufe der Zeit, um weiterhin für die Kundschaft wertvoll zu sein. Jedes Mal, wenn eine Veränderung am Produkt oder an der Dienstleistung stattfindet, verändern sich auch die notwendigen Kompetenzen im Unternehmen, um diese Produkte zu entwickeln, zu produzieren oder auf den Markt zu bringen. In den letzten Jahren nennen wir diese Veränderung nun Digitalisierung und daher brauchen wir neue digitale Kompetenzen. Folgende Schritte können uns bei der Ableitung benötigter Kompetenzen behilflich sein.

  1. Festlegung der zukünftigen Verantwortlichkeiten und Jobs im Unternehmen auf Basis der geplanten Unternehmensentwicklung

Kompetenzen im Unternehmenskontext sollten nicht zum Selbstzweck erworben werden. Es wäre wenig hilfreich, jedem noch so kleinen Trend hinterherzulaufen und „einfach so mal einen KI-Experten einzustellen“ ohne konkret zu verstehen, welchen Mehrwert diese Rolle oder zusätzliche Kompetenz dem Unternehmen bringt. Es gilt zu überlegen, wie intensiv bestimmte Mitarbeitergruppen sich zukünftig mit bestimmten Technologien beschäftigen müssen. Dadurch entsteht ein systematisches Kompetenzgerüst, das Aufschluss darüber gibt, wer welche Kompetenzen zukünftig braucht.

  1. Beschreibung der benötigten Jobs, unter Verwendung von Aufgaben, die heute und in der Zukunft anfallen werden

Im Sinne eines nachhaltigen Kompetenzmanagements sollte stets die Frage gestellt werden, welche zukünftigen Aufgaben durch eine bestimmte Mitarbeitergruppe gelöst werden müssen, die z.B. durch neue digitale Trends entstehen. Betrachten wir beispielhaft einen Hersteller von Bohrmaschinen.  Dieser Hersteller entscheidet eine neue „smarte“ Bohrmaschine anzubieten. Das könnte zum Beispiel bedeuten, dass die zukünftige Bohrmaschine mit Sensoren bestückt ist, welche Informationen über den Zustand des Werkzeugs auf das Handy des Nutzenden übertragen können. Somit muss sich das Unternehmen bewusst machen, dass ein solches Zukunftsprodukt zunächst zu neuen Jobs oder zu einer neuen Auslegung bestehender Jobs führen kann. Diese Jobs werden anhand ihrer zugrunde liegenden Aufgaben beschrieben.

  1. Zuordnung von Kompetenzen und Aufgaben, mit dem Ziel die Aufgaben auch in Zukunft durch bestimmte Mitarbeitende erfolgreich zu erfüllen

Nachdem definiert wurde, welche Jobs sich verändern und welche neu entstehen, kann diese Veränderung systematisch mit Hilfe von Kompetenzen beschrieben werden. Eine „Veränderung im Job“ kann letztlich als hinzukommende oder wegfallende Aufgaben beschrieben werden. Unser Beispiel der smarten Bohrmaschine wird nicht nur Jobs in der Entwicklung und Produktion betreffen, sondern auch andere Bereiche wie den Vertrieb. Nun soll unsere Smarte Bohrmaschine zusätzlich über einen neuen Onlineshop zur Verfügung stehen. Somit müssen Kompetenzen zu E-Commerce, digitalen Plattformen, Social Media Marketing, etc. erworben werden. Man sieht also eine verkettete Auswirkung von strategischen und technologischen Entscheidungen auf das gesamte Kompetenzgerüst eines Unternehmens. Folgender Grundsatz kann daher festgehalten werden: Neue Anforderungen führen zu veränderten Jobs und damit zu neuen Aufgaben. Diese Aufgaben werden durch Kompetenzentwicklung lösbar gemacht.

  1. Erstellung von konkreten Kompetenzprofilen (Was ist gefordert?) und zugehörigen Ausprägungsstufen (z.B. Anfänger, Erfahren, Profi)

Wie stellen wir sicher, dass nun die Aufgaben gelöst werden? Hierfür können Kompetenzprofile verwendet werden, welche aus der Gruppierung unterschiedlicher Kompetenzen entstehen. Einzelne Kompetenzen wiederum werden mit Hilfe von Abstufungen (wie z.B. Anfänger oder Experte) genauer beschrieben. Um beim Beispiel der smarten Bohrmaschine zu bleiben: Zwar wird die Kompetenz „Datenverarbeitung“ in allen Geschäftsbereichen benötigt, jedoch ist davon auszugehen, dass die benötigte Ausprägung dieser Kompetenz in einer technischen Entwicklungsabteilung größer ist als im Vertrieb. Solche sogenannten Kompetenzausprägungen sind ein wichtiges Element des Kompetenzmanagements. Es gilt dafür Sorge zu tragen, dass Mitarbeitende sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und Erfahrungen sammeln.

  1. Abgleich der Kompetenzprofile mit allen Mitarbeitenden und Ermittlung notweniger Qualifizierungsmaßnahmen

Um den Bedarf an Weiterbildung festzulegen, finden funktionsübergreifende Gespräche zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitern statt. Gemeinsam wird geklärt, welche Aufgaben heute und in Zukunft für einzelne Jobrollen anfallen. Darauf aufbauend kann entschieden werden, mit welcher Qualifizierungsmaßnahme die Lücke zwischen IST und SOLL gefüllt wird. Zum Beispiel setzt eine smarte Bohrmaschine zwingend voraus, dass Mitarbeitende in der Entwicklungsabteilung neue Formen der Sensorik kennen oder über das Internet der Dinge Bescheid wissen müssen.

  1. Erstellung eines konkreten Weiterbildungsplans für das gesamte Unternehmen:

Sie sollten auf folgende Fragen eine Antwort erarbeiten: welche Mitarbeitergruppe benötigt welche Qualifizierungsmaßnahme? Welche Budgets stehen zur Verfügung? Mit welchen Dienstleistern können diese Maßnahmen durchgeführt werden? Bis zu welchem Zeitpunkt sollen bestimmte Qualifizierungsziele erreicht werden? Die einzig falsche Antwort auf alle diese Fragen wäre „kein bzw. keine“. Wenn Sie sich auf die Reise der Mitarbeiterqualifizierung begeben, müssen Sie in Abhängigkeit Ihres Unternehmens und Ihrer Ziele entscheiden, welchen Stellenwert Mitarbeiterweiterentwicklung einnimmt. Viele Inhalte gibt es zum Teil kostenlos auf YouTube. Etwas besser strukturiert und vergleichsweise günstig finden Einzelpersonen auf Plattformen wie LinkedIn Learning, Coursera, oder Udemy auch relevante Inhalte. Genauso gut, können aber auch professionelle Weiterbildungsdienstleister engagiert werden, welche hochspezifische Inhalte für Ihr Unternehmen ganz individualisiert entwickeln können. Darüber hinaus ist es ratsam, dass sie Ihre Weiterbildungsmaßnahmen langfristig denken und einplanen, denn Kompetenzentwicklung und -management entsteht nur durch konsequentes „Dranbleiben“.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Um gezieltes Kompetenzmanagement zu betreiben, sollten Sie sich zunächst ansehen, welche Veränderungen im Umfeld Ihrer Produkte,  Dienstleistung oder Prozesse etwa durch digitale Maßnahmen vorgenommen werden. Etwas übergreifender ausgedrückt, spricht man davon, welche Anpassungen am Geschäftsmodell und an der Strategie vorgenommen werden. Darauf aufbauend kann überlegt werden, welche Aufgaben aus dieser Auswirkung nun im gesamten Unternehmen entstehen – für jede Abteilung, für jedes Team, bis hin zu einzelnen Jobs. Dabei werden sich die neuen Aufgabenprofile (wie z.B. der Umgang mit Daten) sicherlich überschneiden, aber das ist eine gute Nachricht, da wir dadurch unsere Qualifizierungsmaßnahmen kompakt halten können. Sobald man verstanden hat welche Aufgabe in Zukunft auf das Unternehmen zukommen, lassen sich die zugehörigen Kompetenzen festlegen und qualifizieren.

Ein systematisches Kompetenzmanagement kann damit folgende Ziele erreichen:

  • Eine klare Orientierung zur zukünftigen Unternehmensausrichtung für Management, Mitarbeiter und Personalabteilung
  • Die frühzeitige Identifizierung und Schließung von Kompetenzlücken
  • Klare Ziele für die Aus- und Weiterbildung

 

Weiterführende Links:

https://kompetenzzentrum-darmstadt.digital/uploads/files/FA_201612_WTP_Kompetenzmanagement_in_der_Arbeitswelt_40.pdf

https://www.muenchner-kreis.de/download/MUENCHNER-KREIS-Kompetenzpapier.pdf

https://www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/BSt/Publikationen/GrauePublikationen/LL_Sauter2018_ZukunftDesLernens.pdf

https://www.muenchner-kreis.de/fileadmin/dokumente/_pdf/Zukunftsstudien/2020_Zukunftsstudie_MK_Band_VIII_Publikation.pdf

https://www.researchgate.net/publication/307575522_Kompetenzmanagement_als_Fuhrungsinstrument_im_Zeitalter_von_Organisation_20

https://www.researchgate.net/publication/289729989_Strategiefokussiertes_Kompetenzmanagement_individueller_Kompetenzen_als_Erfolgsbeitrag_fur_Innovationsstrategien